PLEASE UNSUBSCRIBE – Praktische Gedanken zur E-Mail

Vor einiger Zeit bekam ich eine E-Mail die nur aus zwei Wörter und Großbuchstaben bestand: PLEASE UNSUBSCRIBE !!
Klare Ansage. Eine Mischung aus Befehl (Großschreibung + Ausrufezeichen) und Flehen (PLEASE) einen doch bitte in Ruhe zu lassen. Was war passiert? Weder hatte ich etwas abonniert noch war ich unverschämt gewesen. Im Gegenteil: mein „Vergehen“ lag darin, eine freundliche E-Mail mit einem Angebot an eine vermeintlich wichtige Dame in den USA versendet zu haben. Unverbindliche Kontaktaufnahme mit Hintergedanken aus meiner, nervige Kaltakquise aus ihrer Sicht.

Die Wahrheit ist. Obwohl ihre Antwort eine Themaverfehlung war (ich nix „subscribed“) und ich selbst niemals etwas in dieser Form zurückschreiben würde, kann ich sie verstehen. Gut sogar. Denn E-Mails sind einfach überall und drohen permanent Postfach und Nervenbahnen zu verstopfen und vermeintlich wichtigere Arbeit aufzuhalten.

E-Mails sind überall

Manch einer tritt bei Facebook aus (aus eigener Erfahrung: das technisch zu schaffen ist gar nicht so leicht), Silicon Valley Skeptiker haben Threema statt Whatsapp und die Minimalisten-Ultras überhaupt kein Smartphone. Aber: jeder Mensch – kleine Kinder und sehr alte Mitbürger in Teilen ausgenommen – hat E-Mail. Laut einer Studie nutzen 84 Prozent der Deutschen E-Mails zur Kommunikation. Dazu kommen noch alle Nicht-Deutschen (ja, die gibt’s) und KI-gedopte Maschinen, die Algorithmen-gesteuert versenden. Unsere ‚Freunde‘ von der günstigen Penisverlängerung und die vielen mittellose Prinzen aus 1001 Nacht sollten wir auch nicht vergessen, die sich mit ihren immerhin über 100 Millionen Spam-Mails (pro Tag in Deutschland !!!) ein Katz und Maus Rennen mit Providern, Anti-Spam-Filtern und sonstigen Verteidigern des digitalen Anstands liefern.

Pixabay

Den täglichen Bittstellern, Sonderangebotsversendern und Antwortersehnenden auch nur annähernd gerecht zu werden zu wollen, ist das eigentliche Himmelfahrtskommando für die Produktivität und mittelfristig für deine Ziele. Keine Zeit für die eigentlich wichtigen To Do’s zu haben, droht ja schon durch die Beantwortung der vermeintlichen wichtigen E-Mails von Chefs, Kunden und Kollegen. On top kommen dann noch die Mails vom eigenen Stammbaum (Betreff: FOTOS BITTE !!!!), wichtige Freizeitentscheidungen (Betreff: Schlauchbootfahrt Sonntag) und die 7 täglichen Newsletter ohne die angeblich das Leben im Büro keinen Sinn macht („letzten Monat waren es noch 16, ich bessere mich“).

Doch konzentrieren wir uns auf die „normalen“ E-Mails, die den Weg in dein Postfach finden und von denen anzunehmen ist, dass sie uns noch eine Weile erhalten bleiben. Was kann helfen, der Lage Herr oder Frau zu werden? Schließlich willst du ja auch auch morgen noch kraftvoll in die Tasten hauen. Nachfolgend zwei konkrete Ideen, die mein E-Mail-Leben sehr verbessert haben.

Konkretes Zeitfenster zum lesen und beantworten
Seitdem ich den Unterschied kenne, bin ich fassungslos wie ich überhaupt jemals anderes arbeiten konnte. Mache Kalendereinträge, wann du alle neuen E-Mails gesammelt liest und beantwortest (wenn du es überhaupt musst, siehe nächster Punkt). Bei mir ist das einmal täglich – meist um 11 Uhr. Wenn dir das anfangs zu schwer fällt und du denkst, die Welt bricht zusammen, nimm 11 und 16 Uhr. In der Masterstufe ist es dann vielleicht sogar nur noch 1-2 x mal pro Woche. In der übrigen Arbeitszeit schaltest du dein E-Mail-Programm einfach aus, deaktivierst Funktionen, die neue Nachrichten anzeigen und arbeitest an wichtigen und schönen Dingen. Denk daran: Eine eingehende E-Mail ist nach dem Zeitplan des Verfassers entstanden – nicht nach deinem. Die Welt wird sich weiter drehen, wenn du nicht permanent E-Mails checkst – garantiert.

Generell weniger E-Mails bekommen
Klingt absurd, aber tatsächlich hast du viel mehr in der Hand als du denkst, dein Postfach schlank und rank zu halten. Zu Allererst: schreibe einfach selbst weniger E-Mails. Je weniger du schreibst, desto weniger bekommst du. Simpel. Nicht jede E-Mail muss beantwortet werden und nahezu keine E-Mail muss sofort beantwortet werden. Als Faustregel antwortest du auf jede E-Mail einfach immer mit mindestens einem Tag Abstand. Du wirst erstaunt sein, wie viel sich von selbst erledigt hat und auch wichtige E-Mails gelingen viel besser wenn sie nicht reflexartig geschrieben werden. Fass dich kurz und für Antworten nicht mehr maximal eine Handvoll präzise Sätze. Manchmal ist es besser gleich zum Hörer zu greifen.

Pixabay

„Why waste a sentence saying nothing“

Seth Godin

Stehen die Verhaltensregeln für die Handhabung der elektronischen Post, kannst du dir noch überlegen, was du dafür tun kannst, dass deine E-Mails künftig gerne gelesen werden:

  • Fasse dich kurz: schreibe die E-Mail zunächst normal und kürze sie dann auf ca. die Hälfte zusammen
  • Formuliere exakt was du willst: dein Leser sollte nach dem ersten Absatz wissen, wo die Reise hingeht
  • Betreff, Betreff, Betreff: Die Betreffzeile ist wie der Trailer zu einem Kinofilm. Mach dir Mühe und sei kreativ. Verspürst du Lust, E-Mails mit dem Betreff ‚Kooperation‘ oder ‚Unser Meeting‘ unbedingt sofort zu öffnen. Ich auch nicht.

Abschließend gibt dir Tim Ferriss in diesem guten Artikel noch 5 konkrete Tipps wie eine gute E-Mail aussehen sollte, die an wichtige und vielbeschäftigte Menschen geht. Egal wie brilliant deine E-Mail sein mag. Manchmal bekommt du – wie ich – eine pampige Antwort. Nimm es sportlich, stoisch und vor allem nicht persönlich.

Was sind deine Methoden, um trotz E-Mail-Flut etwas gebacken zu kommen? Schreibe mir einen Kommentar. Ich freue mich.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.